Sebelum memutuskan untuk membeli atau sewa printer maupun fotokopi, Anda perlu tahu terlebih dahulu biaya cetak per lembar agar bisa menyesuaikan mesin yang sesuai dengan kebutuhan.
Secara sederhana, biaya cetak per lembar dihitung dari total biaya operasional cetak mesin/sewa, toner, kertas, servis, listrik dibagi jumlah lembar yang dicetak dalam periode tertentu.
Banyak kantor hanya menghitung harga kertas dan toner, padahal ada beberapa komponen biaya tersembunyi yang sering terlewat.
Berikut ini akan kita bahas secara lengkap tentang cara menghitung dan komponen yang harus dihitungnya.
Alasan Kenapa Perlu Menghitung Biaya Cetak per Lembar?
Ada beberapa alasan kenapa menghitung biaya cetak harus dilakukan sebelum memutuskan membeli atau sewa mesin cetak (Fotokopi & Printer) diantaranya :
- Membantu menyusun anggaran cetak bulanan atau tahunan agar tidak membengkak.
- Jadi dasar perbandingan antara sewa vs beli mesin fotokopi atau printer.
- Membantu evaluasi efisiensi penggunaan mesin fotokopi/printer di kantor.
- Jadi basis negosiasi paket sewa atau kontrak toner.
Komponen Biaya yang Mempengaruhi Biaya Cetak per Lembar
1. Biaya Sewa atau Penyusutan Mesin
Komponen penting pertama yang harus dihitung adalah jenis mesinnya, apakah mesin sewa atau pembelian.
Untuk mesin sewa, biaya yang harus dihitung adalah biaya sewa bulanan. Biasanya penyedia layanan ini mempunyai harga yang bervariasi tergantung dari tipe mesin yang digunakan.
Untuk mesin milik sendiri, hitung sebagai biaya penyusutan berdasarkan harga beli dan umur pakai mesin.
2. Biaya Toner/Tinta
Selain berdasarkan mesin, yang harus dihitung selanjutnya adalah biaya toner atau tinta yang pasti hampir pasti harus di isi ulang.
Terlebih saat mesin digunakan cetak dengan volume yang besar, pasti juga akan berpengaruh terhadap keawetan dari tinta/toner nya.
Dihitung dari harga toner dibagi estimasi jumlah lembar yang bisa dicetak per cartridge/toner.
3. Biaya Kertas
Kertas adalah komponen penting dalam percetakan kantor. Untuk itu hitung harga kertas per rim kemudian dibagi jumlah lembar per rim untuk menemukan harga yang dibutuhkan per satu bulan.
4. Biaya Servis dan Maintenance
Untuk menjaga performa mesin, pastikan untuk selalu servis dan maintenance rutin.
Untuk mesin sewa, biasanya penyedia sudah menyediakan layanan free service dan penggantian toner.
Namun untuk mesin milik sendiri, biaya servis dan maintenance harus disiapkan.
5. Biaya Sparepart
Ada banyak sparepart mesin fotokopi dan printer yang bisa jadi rusak dan butuh untuk diganti diantaranya Drum, Roller, Cleaning Blade dan komponen lainnya.
Namun jika Anda menggunakan mesin sewa dari MRC, biaya sparepart ini sudah termasuk dalam kontrak sewa jadi tidak perlu menyiapkan biaya tambahan lagi.
6. Biaya Listrik
Konsumsi daya mesin selama beroperasi, meski porsinya biasanya kecil dibanding komponen lain.
7. Biaya Kelebihan Volume Cetak
Berlaku jika kontrak sewa punya batas volume cetak bulanan dan ada biaya tambahan per lembar setelah batas tersebut terlampaui.
Rumus Menghitung Biaya Cetak per Lembar
Biaya cetak per lembar = Total biaya cetak bulanan ÷ Total lembar cetak bulanan
Total biaya cetak bulanan mencakup seluruh komponen di atas, bukan hanya harga kertas dan toner saja.
Contoh Simulasi Perhitungan Biaya Cetak per Lembar
Angka di bawah ini ilustratif, bukan tarif riil MRC. Gunakan sebagai contoh cara pakai rumus, bukan acuan biaya aktual.
| Komponen Biaya | Estimasi/Bulan |
| Sewa mesin | Rp1.500.000 |
| Toner | Rp800.000 |
| Kertas | Rp600.000 |
| Servis/maintenance | Rp300.000 |
| Total biaya | Rp3.200.000 |
| Total lembar cetak | 8.000 lembar |
| Biaya per lembar | Rp400 |
Hasil aktual di kantor Anda bisa berbeda, tergantung jenis mesin, volume cetak, dan kebiasaan penggunaan.
Cara Mengetahui Total Lembar Cetak di Kantor
- Cek page counter di mesin fotokopi/printer cara paling akurat.
- Gunakan laporan print dari software manajemen cetak, jika kantor sudah menggunakannya.
- Estimasi dari histori pembelian kertas, meski cara ini kurang akurat karena tidak menghitung dokumen yang dicetak ulang atau gagal.
Faktor yang Membuat Biaya Cetak per Lembar Bisa Lebih Tinggi dari Perkiraan
- Volume cetak melebihi batas kontrak sewa.
- Toner tidak original atau boros karena mesin bermasalah.
- Sering terjadi paper jam atau cetak ulang akibat kertas salah atau mesin kotor.
- Maintenance yang ditunda sehingga muncul biaya servis besar secara mendadak.
- Mesin sudah tua sehingga konsumsi toner jadi tidak efisien.
Tips Menekan Biaya Cetak per Lembar di Kantor
- Pilih mesin/paket sewa sesuai volume cetak aktual, bukan asal ambil paket besar.
- Gunakan kertas dan toner sesuai spesifikasi mesin.
- Lakukan maintenance rutin agar konsumsi toner tetap efisien.
- Terapkan kebijakan cetak dua sisi (duplex) untuk mengurangi jumlah lembar.
- Pantau page counter secara berkala untuk mendeteksi lonjakan pemakaian.
Sewa vs Beli Mesin: Mana yang Lebih Menekan Biaya per Lembar?
Sewa dengan paket all-in (toner dan servis termasuk) biasanya lebih mudah dihitung dan diprediksi biayanya, karena sebagian besar komponen sudah tetap setiap bulan.
Membeli mesin sendiri memberi kontrol penuh, tapi biaya sparepart dan service nya cenderung fluktuatif dan sulit diprediksi di awal.
Pilihan terbaik tergantung volume cetak kantor Anda dan seberapa besar Anda ingin mengontrol biaya secara langsung.
Namun tentu sewa mesin fotokopi dan printer masih jadi solusi terbaik, karena Anda bisa bebas upgrade mesin yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
Tidak harus menjual mesin lama, kemudian menambah biaya tambahan untuk pembelian lagi.
Kesimpulan
Biaya cetak per lembar dihitung dari total biaya cetak dibagi total lembar cetak, tapi komponen biayanya lebih dari sekadar kertas dan toner termasuk sewa/penyusutan mesin, servis, sparepart, listrik, hingga biaya kelebihan volume.
Menghitungnya secara akurat membantu kantor mengontrol anggaran dan memilih skema, sewa atau beli, yang paling efisien.
Konsultasikan kebutuhan cetak kantor Anda dengan MRC Mitra Rental Copierindo untuk mendapatkan simulasi biaya cetak per lembar yang sesuai paket dan volume kerja Anda.
